在日常的商务往来中，企业或个人在与供应商、客户进行交易时，常常会涉及到发票的开具和接收。然而，由于各种原因，如公司名称变更、财务信息调整、税务登记信息更新等，有时需要对原有的发票开票单位进行修改。这种情况下，及时、规范地向原开票单位发出一份正式的告知函，是确保后续发票顺利开具、避免税务风险的重要步骤。

一、明确变更原因

在撰写告知函之前，首先应明确此次发票开票单位信息变更的具体原因。例如：

- 公司名称发生变更；

- 税务登记号或开户银行信息更新；

- 开票账户调整为其他法人主体；

- 合同主体发生变化等。

清楚说明变更背景，有助于对方理解并配合处理。

二、准备相关资料

为了使告知函更具说服力和权威性，建议附上相关的证明材料，如：

- 公司营业执照复印件（加盖公章）；

- 新旧公司名称变更的工商变更记录；

- 税务登记证或统一社会信用代码变更证明；

- 银行账户信息变更说明等。

这些材料能够帮助对方核实信息的真实性，提高处理效率。

三、撰写告知函的结构与内容

告知函应具备以下基本要素：

1. 简明扼要，如“关于发票开票单位信息变更的告知函”。

2. 收件单位名称：明确写明原开票单位的全称。

3. 发函单位信息：包括公司名称、地址、联系方式等。

4.

- 说明变更的原因；

- 明确新的开票单位信息（如公司名称、税号、开户行、账号等）；

- 希望对方在今后的开票工作中使用新的信息；

- 表达感谢与合作意愿。

5. 落款：注明发函单位名称、日期，并加盖公章。

四、注意事项

- 告知函应通过正式渠道发送，如电子邮件、快递或传真，以便留有记录。

- 若涉及金额较大或长期合作，建议提前电话沟通，确认对方是否已收到并了解变更内容。

- 保留好告知函的副本及相关证明材料，以备后续查询或审计之需。

五、结语

发票信息的准确性和一致性，不仅关系到企业的财务管理，也直接影响到税务合规性。因此，在发生开票单位信息变更时，及时、规范地向原开票单位发出告知函，是保障双方权益、维护良好合作关系的重要举措。通过清晰、专业的沟通方式，可以有效减少因信息不一致带来的各类问题，提升整体运营效率。