在商业合作中，不可避免地会遇到产品或服务不符合预期的情况。当发现供应商提供的货物存在质量问题时，如何通过正式且有效的沟通方式提醒对方并解决问题，是企业必须掌握的一项技能。撰写一封要求供应商处理不合格品的联络函，不仅体现了企业的专业性，还能帮助双方快速达成共识，避免不必要的纠纷。

一、明确目的与态度

首先，在撰写联络函时，要清楚表达你的目的——即希望供应商对不合格品进行妥善处理。同时，保持礼貌和客观的态度至关重要。即使问题已经影响到业务进展，也应以合作为基础，避免使用带有指责性的语言。这不仅能展现企业的成熟度，也为后续沟通奠定良好基础。

二、结构清晰，逻辑严谨

一封高质量的联络函通常包含以下几个部分：

1. 标题

直接点明主题，例如：“关于贵司所提供产品存在问题的沟通函”。

2. 开头部分

简短介绍背景信息，说明此次函件的目的以及当前存在的具体问题。可以这样开头：“尊敬的[供应商名称]团队：您好！近期我们收到了由贵公司提供的[具体产品名称]，经检验发现部分批次存在[具体问题描述]。”

3. 详细描述问题

这部分需要尽量具体化，包括但不限于：

- 不合格品的具体表现形式；

- 检测方法及结果；

- 受影响范围（如数量、时间等）；

- 对己方业务造成的影响（可选）。

例如：“经过我方严格检测后确认，这批货物中的A型号产品在外观上出现了划痕，并且部分功能无法正常运行。根据合同条款，这些情况均属于不符合质量标准的情形。”

4. 提出解决方案

基于上述分析，明确提出希望供应商采取的具体措施。比如：

- 更换不合格品；

- 提供维修服务；

- 进行全额退款或部分补偿；

- 设定整改期限。

同时也可以适当强调未来合作中的期望值：“我们非常重视与贵公司的长期合作关系，相信通过此次事件能够进一步优化产品质量管控流程，共同提升服务水平。”

5. 结尾部分

再次重申友好合作的愿望，并给予对方合理的时间窗口来响应请求。“请您于收到本函之日起[具体天数]内回复相关处理方案，并尽快安排人员前来协商解决。如有任何疑问，请随时联系我们的工作人员。”

最后，附上必要的联系方式以便及时沟通。

三、注意事项

- 数据准确：所有提及的数据都必须真实可靠，切勿夸大事实。

- 语气平和：即便情绪激动，也要控制好措辞，确保整封信件基调平稳。

- 留有余地：如果可能的话，可以预留一定的谈判空间，为双方找到双赢方案创造条件。

总之，一封成功的联络函既要能准确传达核心诉求，又要体现出诚意与耐心。只有这样，才能最大程度地促进问题的有效解决，维护良好的合作伙伴关系。